Ofis meneceri peşəsi yaxın keçmişdə meydana çıxıb. Əvvəllər bu peşənin sahibləri “inzibatçı” adlanırdı, lakin biznes mühitinin dəyişməsi ilə ofis meneceri ixtisası yeni səciyyə qazandı. Çox vaxt ofis menecerlərini katib, kadrlar üzrə menecer və inzibatçı ilə qarışıq salırlar. Ofis meneceri qismən hər iki funksiyanı yerinə yetirir, lakin əslində vəzifəsi bir qədər fərqlidir.

Ofis meneceri — bütün ofis xidmətlərini idarə edən, onların işlərini əlaqələndirən, ofisi lazımi materiallarla təchiz edən mütəxəssisdir. Bilavasitə baş direktora və ya İnsan Resursları üzrə direktorun müavininə, bəzən isə HR Departamentinin rəhbərinə hesabat verir.

Həmçinin oxu: Müştəri xidmətinin yüksək səviyyədə olması üçün 7 qızıl qayda

Ofis menecerinin vəzifə öhdəlikləri:

· bütün idarənin işinə nəzarət;

· bütün ofis xidmətlərinin əlaqələndirilməsi (katiblər, kuryerlər, administratorlar, sürücülər, texniki işçilər və s.);

· işgüzar yazışmaların aparılması;

· zənglərin paylanması;

· ziyarətçilərin görüşü;

· bütün ofis işçilərinə inzibati-təsərrüfat dəstəyi;

· 1C proqramında ilkin uçot sənədləri ilə işləmək;

· hesab-fakturaların hazırlanması;

· materialların silinməsi;

· kargüzarlığın aparılması, müxtəlif hesabatların hazırlanması;

· ofis xərclərinin hesablanması, ödənişlərin sənəd dövriyyəsi;

· bayram şənliyi və digər korporativ tədbirlərin təşkili;

· ofisdə səliqə-sahmanı təmin etmək;

· təchizatçıların fəaliyyətinin təhlili (bu tələb bütün şirkətlərə şamil edilmir);

· məzuniyyət, xəstəlik vərəqəsi və əlavə iş saatları barədə hesabat vermək (bütün şirkətlər üçün şərt deyil);

· vizaların, dəvətnamələrin, əcnəbi işçilər üçün qeydlərin rəsmiləşdirilməsi (bu tələb tez-tez qonşu Rusiyanın böyük müəssisələrində, xüsusən tikinti və sığorta şirkətlərində təqdim olunur);

· işgüzar yazışmaların xarici dildə aparılması (xarici və ya böyük şirkətlərin tələbidir);

· tərcüməçi öhdəlikləri (belə bir tələb yalnız Qərb şirkətlərində qeyd olunur).

Sadalananlar ofis menecerlərinin əsas vəzifələridir, lakin işə qəbul agentliklərinin nümayəndələrinin söylədiyi kimi, fərqli şirkətlərdə yuxarıda göstərilən funksiyalardan əlavə tələblər də qoyula bilir. Qərb şirkətlərində əksər hallarda ofis meneceri özündə bir sıra peşənin funksiyalarını birləşdirir: ofis inzibatçısı + katibə + şəxsi köməkçi. Demək olar ki, şirkətin inzibati direktoru vəzifəsinə bərabərdir.

Həmçinin oxu: Niyə işçiləri nəticəyə görə deyil, səylərinə görə mükafatlandırmaq lazımdır?

Tələb olunan təhsil:

Çox vaxt ali təhsil tələb olunur, lakin kiçik şirkətlərdə orta ixtisas da məqbuldur. Təhsil müəssisələrində məhz ofis meneceri ixtisasına yiyələnmək mümkün olmadığına görə əksər şirkətlər humanitar təhsilli (filologiya və jurnalistika) mütəxəssisləri və ya PR, bəzən isə iqtisadiyyat üzrə təhsil almış şəxsləri işə götürürlər. Ali təhsildən əlavə ixtisaslaşma kurslarında iştirak da üstünlük sayılır. PC biliyi (Word, Excel), 1C bilikləri üzrə əlavə kurslarda təhsil almaq da təqdir olunur. Xarici dil bilikləri Qərb şirkətlərində məcburi tələbdir.

Ofis menecerinə qoyulan tələblər:

· təşkilatçılıq bacarığı;

· qərar qəbul etməkdə müstəqillik;

· vəzifələri heyət arasında bölüşdürmək bacarığı;

· ünsiyyət;

· çeviklik;

· səbir;

· nəzakət;

· punktuallıq;

· vicdanlılıq;

· işgüzar etiket.

Nigar Umaxanlı, Finco.az